为进一步规范视频会议使用管理，提高工作效率和服务质量，积极稳妥推进视频会议系统推广使用，特制定本办法。

第一条

视频会议设备由信息化办负责日常管理和维护。如遇设备故障，应及时向信息化办报告并报修。

第二条

视频会议设备管理员必须坚持每周一次对相关设备进行常规检查清理工作。在视频会议召开前一天，应对相关设备进行全面检查调试。

第三条

视频会议召开前，主办方应做好以下相关准备工作：

（一）拟定议题议程；

（二）确定主持人、报告人、记录人、参会人员、需要共享或讨论的文件以及会议时间、程序等；

（三）在办公自动化（OA）系统中提交视频会议申请；

第四条

信息化办接到视频会议召开的通知后，必须在视频会议开始前一小时调试好系统，保证所需仪器设备提前到位，保障网络传输效果稳定正常。

第五条

系统管理员在会前和会中必须按正确的方法操作，会议中严禁插拔话筒电源、关闭视频终端电源等非法操作。会议召开期间，管理人员要保证随时有人监控，确保会议正常进行。当会场不需要发言时，将麦克风置于静音状态。作为分会场，在召开会议期间，在主会场呼叫时应迅速回应，不得与其他分会场互相呼叫。

第六条

参会人员均应保持良好的会风，不得通过语聊、发送信息等方式打断或干扰他人的发言，除讨论发言环节，各分会场应关闭电脑麦克风，确保会议过程中安静无干扰。会议过程中如有特殊情况，可通过文字发言知会主持人。会议结束后，如需发问，可在会议主持人安排下，通过语音等有序发问。

第七条

参会人员要遵守视频会议纪律，爱护视频会议相关设施，不擅自调、动视频会议设备。

天津科技大学

信息化建设与管理办公室

2017年8月